Depuis maintenant un an, il est devenu compliqué d’effectuer certaines tâches qui pouvaient sembler banales. Obtenir des documents certifiés par un notaire en fait partie. Obligé de s’adapter à la crise mondiale, le gouvernement français avait dû autoriser temporairement la signature d’actes notariés et de procuration à distance – décret n° 2020 395 du 3 avril 2020.
Depuis Novembre 2020, il est désormais possible d’établir des procurations authentiques à distance : le premier pas vers une documentation notariale dématérialisée… Quelles sont donc les étapes pour un service à distance, sécurisé et performant ? Jacques Piquet, Notaire honoraire en France et expatrié à Maurice depuis plus d’un an, nous explique ce qu’est la dématérialisation et toutes les possibilités qu’elle offre pour l’avenir.
Qu’est-ce que la dématérialisation et pourquoi, selon vous, est-elle devenue essentielle dans votre profession ?
La dématérialisation permet tout simplement d’utiliser une quantité significativement restreinte de papier. Elle permet surtout de gagner du temps et de l’argent, pour dire les choses simplement. Après avoir scanné les documents nécessaires, il sera, dans un premier temps, plus facile de rechercher et classer les dossiers. Grâce à ce qu’on appelle un ROC (reconnaissance optique de caractères) ou OCR en anglais, il devient facile d’effectuer une recherche sur n’importe quel dossier scanné et d’en récupérer une information pour alimenter les bases de données de son logiciel de rédaction automatisée de rédaction d’acte. Même s’il peut arriver que des erreurs soient commises, grâce à la numérisation des dossiers et au traitement automatisé des actes, celles-ci sont plus aisément évitées.
Pourquoi la dématérialisation est-elle une étape cruciale aux services notariaux à distance ?
Rien ne pourra être fait à distance si les documents dits textuels ne sont pas préalablement numérisés. L’un des intérêts de ce service à distance, c’est qu’il rend le déplacement ou la rencontre physique avec un notaire facultatif, pour ne pas dire superflue. Dans notre contexte actuel, on peut même dire qu’il est devenu judicieux de ne pas se déplacer. À Maurice Le Registrar General accepte depuis fin 2019 les documents scannés et authentifiés par mes confrères Mauriciens. Elle garantit aussi une plus grande sécurité. Lorsqu’un document est authentifié et enregistré comme tel, il est alors impossible de le modifier. Toutes les modifications faites par la suite devront se faire sous forme d’amendements, ce qui est aussi le cas pour les documents « traditionnels ». Si une personne malintentionnée voulait essayer de modifier des documents, elle devrait d’abord réussir à accéder au serveur où se trouvent tous nos dossiers, ce qui peut s’avérer être une tâche plutôt complexe.
La France a décrété possible la procuration à distance depuis maintenant quelques mois. Pourriez-vous nous en dire plus sur son fonctionnement ?
Le notaire, basé en France, devra tout d’abord s’assurer de l’identité de son client, de son approbation et de sa compréhension des termes de l’acte. Ce dernier devra lui transmettre une série de documents (carte d’identité, preuve d’adresse, …). À l’aide de la visioconférence – au moyen d’un logiciel dédié dénommé Lifesize –, le notaire pourra confirmer ou non l’identité de son client. La prochaine étape sera de définir le ou les mandataires et définir le rôle de chacun.
Par exemple, il est important de mentionner la durée de validation de la procuration. Il faudra ensuite authentifier les identités du ou des mandataires. Si le client choisit plusieurs mandataires, il est essentiel de définir clairement le rôle de chacun (ils peuvent avoir des responsabilités différentes ou certains peuvent être autorisés à agir seul ou conjointement).
Cela évitera d’éventuelles contestations. Pour la signature du mandant, les notaires utilisent des logiciels dédiés comme Docusign, permettant l’authentification de la signature. Ces logiciels garantissent également une sécurité plus élevée, car il devient alors quasi impossible de modifier les documents. Dans le cas précis d’une vente ou d’une acquisition immobilière, le notaire désignera précisément les biens concernés, le prix, les modes de paiement, les informations légales essentielles, pour ne citer que quelques exemples.
Ce service ouvre-t-il la porte à d’autres services à distance ? Pourquoi ?
Il faut savoir qu’à l’origine tous les actes notariés étaient réalisables à distance en avril 2020, et ce, pendant la durée de période d’urgence sanitaire. Ils ont choisi de rendre la procuration à distance possible de façon permanente. Si nous prenons l’exemple des Mauriciens coincés en France et qui avaient des transactions en cours à Maurice, il leur est désormais possible d’entreprendre leurs démarches en nommant un mandataire présent à Maurice dans une procuration reçue à distance par un notaire Français. Une copie authentique sous format papier sera ensuite établit par le notaire Français, qui la fera revêtir de l’apostille, puis l’enverra à Maurice. Avec le temps, il est évident qu’il sera possible d’authentifier l’intégralité des documents notariaux à la condition de disposer de cartes d’identité numériques.
Jacques Piquet en quelques mots...
Au début des années 2000, il découvre toutes les possibilités qu’offrent la dématérialisation. Notaire dans la région de Montpellier à l’époque, il y voit tout de suite une opportunité. Il s’instruit sur l’utilisation des logiciels dédiés à cet effet, et en comprend les rouages qu’il applique au sein du bureau d’étude où il exerce. Il est appelé par le Conseil Supérieur du Notariat à former ses confrères. Aujourd’hui retraité, mais tout autant passionné par sa profession, Jacques Piquet dispense des formations sur la dématérialisation auprès de ses confrères mauriciens, à travers sa société Jurisquaestion Ltée. Il travaille également en étroite collaboration avec Orizzon, développeur du logiciel Eazzy Notarial, afin d’améliorer le logiciel et le rendre encore plus performant.
